ایمیل سرور

در ادامه، به برخی از تکنولوژی‌های امنیتی استفاده شده برای حفاظت از سرورهای ایمیل سازمانی اشاره می‌شود:

SSL/TLS:

این تکنولوژی برای رمزنگاری ارتباطات بین سرور ایمیل و دستگاه کاربران استفاده می‌شود.

با استفاده از SSL/TLS، ارتباطات بین سرور ایمیل و دستگاه کاربران به صورت رمز شده بوده و اطلاعات ارسالی در این راه‌اندازی به رمز شده‌اند.

SPF, DKIM, DMARC: 

این سه تکنولوژی برای جلوگیری از ارسال ایمیل‌های جعلی و سپم (spam) استفاده می‌شود.

با استفاده از این تکنولوژی‌ها، سرور ایمیل می‌تواند مطمئن شود که ایمیل‌هایی که دریافت و یا ارسال می‌کند، از سرور معتبر و مجاز به ارسال آنها صادر شده‌اند.

فایروال:

فایروال یکی از مهمترین تکنولوژی‌های امنیتی است که به منظور محافظت از سرورهای ایمیل سازمانی استفاده می‌شود.

با استفاده از فایروال، ترافیک ورودی و خروجی به سرورهای ایمیل مدیریت و کنترل می‌شود، تا حملات و تهدیدات امنیتی مختلف برای دستگاه‌های داخلی و سرورهای ایمیل مهار شوند.

Antivirus / Anti-spam:

این تکنولوژی‌ها برای شناسایی و حذف ویروس‌ها و اسپم‌های ایمیلی استفاده می‌شوند.

با استفاده از آنتی‌ویروس و آنتی‌اسپم، سرور ایمیل می‌تواند از هرگونه تهدیدی که ممکن است از طریق ایمیل درون آن برای دستگاه‌های داخلی سازمان منتقل شود، جلوگیری کند.

تعیین سطح دسترسی کاربران:

سطح دسترسی کاربران به سرورهای ایمیل نیز از جمله تکنولوژی‌های مورد استفاده در امنیت ایمیل سازمانی است.

با تعیین سطح دسترسی، سازمان می‌تواند محدودیت‌هایی را برای دسترسی کاربران به ایمیل‌هایی که نیاز به دسترسی به آنها ندارند، تعیین کند.

بک‌آپ‌گیری:

برای جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات مهم، بک‌آپ‌گیری از ایمیل‌ها انجام می‌شود.

در صورتی که ایمیلی در سرور ایمیل سازمانی حذف شده یا به صورت اشتباهی از دست رفته باشد، با بازیابی از بک‌آپ‌ها، می‌توان آن را بازیابی کرد.

امنیت فیزیکی:

این مورد مربوط به حفاظت از سرورهای ایمیل در فضای فیزیکی است.

در این مورد، سرورهای ایمیل باید در محیطی ایمن و محافظت شده نصب شوند تا از دسترسی غیر مجاز به سرورها جلوگیری شود.

مانیتورینگ:

با استفاده از این تکنولوژی، سازمان می‌تواند فعالیت‌های ایمیلی در سرورهای خود را مانیتور کند و در صورت وقوع هرگونه حمله یا تهدید امنیتی، بلافاصله اقدامات لازم را به عمل آورد.

به طور کلی، ایمیل سرورهای سازمانی با استفاده از تکنولوژی‌های مختلف و ترکیبی از راهکارهای امنیتی، به منظور حفاظت از اطلاعات حساس سازمان، پیام‌های ارسالی و دریافتی و دستگاه‌های داخلی محافظت می‌شوند.

ایمیل‌های سازمانی نقش مهمی در روند ارتباطات داخلی و برون سازمانی دارند و باعث بهبود کارایی، تسهیل در ارتباطات و افزایش سرعت تصمیم‌گیری می‌شوند. برخی اطلاعات مهم در مورد ایمیل‌های سازمانی عبارتند از:

مدیریت پرونده‌ها:

با استفاده از ایمیل‌های سازمانی، پرونده‌های مربوط به یک پروژه، کار یا فعالیت، مدیریت شده و به سادگی در بین اعضای گروه قابل اشتراک‌گذاری هستند.

ارتباط با مشتریان و مخاطبان:

ایمیل‌های سازمانی به عنوان یک ابزار ارتباطی بسیار قوی، به کاربران اجازه می‌دهند تا با مشتریان و مخاطبان خود در تماس باشند و روابط خود را با آنها تقویت کنند.

ارتباط با پارتنرها و همکاران خارجی:

با استفاده از ایمیل‌های سازمانی، امکان برقراری ارتباط با پارتنرها و همکاران خارجی و ارسال پیام‌های بین‌المللی بسیار ساده‌تر و مطمئن‌تر است.

اطلاع‌رسانی:

ایمیل‌های سازمانی به عنوان یک رسانه بسیار قوی، به کاربران اجازه می‌دهد تا به راحتی اطلاع‌رسانی و انتشار خبر و اطلاعیه‌های سازمانی را انجام دهند.

برنامه‌ریزی و هماهنگی:

ایمیل‌های سازمانی به عنوان یک ابزار برنامه‌ریزی و هماهنگی قوی، به کاربران اجازه می‌دهد تا رویدادها، جلسات، تقویم و کارهای مورد نیاز دیگر را مدیریت کنند.

به طور کلی، استفاده از ایمیل‌های سازمانی باعث بهبود کارایی کارمندان، کاهش هزینه‌های ارتباطی و مدیریتی، افزایش امنیت اطلاعات و بهبود کیفیت خدمات مشتریان می‌شوند.

برخی از دلایل دیگر استفاده از ایمیل‌های سازمانی عبارتند از:

مدیریت مرکزی:

استفاده از سرور ایمیل سازمانی به مدیران این امکان را می‌دهد که از طریق پنل مدیریتی، کاربران را مدیریت کنند، سطح دسترسی آن‌ها را تنظیم کنند.و بررسی فعالیت‌های آن‌ها را به راحتی انجام دهند.

امنیت اطلاعات:

استفاده از ایمیل‌های سازمانی باعث بهبود امنیت اطلاعات و جلوگیری از دسترسی به اطلاعات حساس و مهم می‌شود.

این ایمیل‌ها با استفاده از پروتکل‌های رمزنگاری و امضای دیجیتال ارسال و دریافت می‌شوند که امکان دسترسی به اطلاعات از سوی افراد غیرمجاز را کاهش می‌دهد.

مانیتورینگ:

با استفاده از سیستم‌های مانیتورینگ ایمیل‌های سازمانی، مدیران می‌توانند به راحتی فعالیت‌های کاربران را بررسی کنند، به داده‌های کاربران دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز از آن‌ها استفاده کنند.

قابلیت هماهنگی با سایر ابزارهای مدیریتی:

سرور ایمیل سازمانی با ابزارهای دیگری مانند کارتابل الکترونیکی، پروژه‌مدیری، مدیریت اسناد و موارد دیگر هماهنگی دارد و می‌تواند در کنار آن‌ها استفاده شود.

حفظ حریم شخصی:

در سرویس‌های ایمیل عمومی، معمولاً اطلاعات کاربران برای مدت طولانی ذخیره می‌شود و ممکن است در دسترس شرکت‌های دیگری قرار بگیرد.

با استفاده از ایمیل‌های سازمانی، مدیران سرور ایمیل مسئول حفظ حریم شخصی کاربران هستند و مطمئن می‌شوند که اطلاعات آن‌ها نزد شخص دیگری قرار نمی‌گیرد.

امکان ارسال فایل بزرگ:

ایمیل‌های عمومی معمولاً محدودیتی در اندازه فایل‌هایی که می‌توانند ارسال شوند، دارند. با استفاده از ایمیل‌های سازمانی، می‌توان فایل‌های بزرگ را به راحتی ارسال کرد.

و از سرویس‌های اشتراک‌گذاری فایل و دیگر راهکارهای پیچیده استفاده نکرد.

بهبود تصویر برند:

استفاده از ایمیل‌های سازمانی باعث بهبود تصویر برند سازمان می‌شود.

زمانی که یک کاربر با ایمیل‌ی به نام سازمان، مثلاً Info@GoToNet.ir، مواجه می‌شود، می‌تواند به سادگی با نام سازمان آشنا شود و این باعث ایجاد اعتماد بیشتر کاربران به سازمان می‌شود.

ایجاد دامنه خاص:

با استفاده از سرویس ایمیل سازمانی، می‌توان برای سازمان خود یک دامنه خاص ایجاد کرد و از آن برای ارسال ایمیل‌ها استفاده کرد.

این امکان سازمان را به یک شرکت جدی تبدیل می‌کند و به دیگران نشان می‌دهد که شما یک سازمان حرفه‌ای هستید.

در کل، ایمیل‌های سازمانی یکی از ابزارهای مهم برای کاربران و سازمان‌ها هستند که امکانات بیشتری در اختیار کاربران قرار می‌دهند و باعث بهبود کارایی و بهبود تصویر برند سازمان می‌شوند.

تفاوت بین ایمیل سازمانی و ایمیل های عمومی چیه ؟

تفاوت بین ایمیل سازمانی و ایمیل های عمومی به دو دسته عمده تقسیم می‌شود:

1- مالکیت دامنه:

در ایمیل سازمانی، مالکیت دامنه ایمیل برای سازمان مشخص است، به عبارت دیگر، آدرس ایمیل به نام سازمان است.

در حالی که در ایمیل های عمومی، آدرس ایمیل به نام شخص است.

2- کاربردها:

ایمیل سازمانی برای ارتباط داخلی و خارجی درون سازمان، مبادله اطلاعات و انجام تبلیغات به کار می‌رود.

اما ایمیل عمومی برای مبادله اطلاعات و ارتباط با دوستان، خانواده و دیگران استفاده می‌شود.

از دیگر تفاوت‌ها، امکانات مختلفی هستند که در ایمیل سازمانی موجود هستند.

به عنوان مثال، ایمیل سازمانی معمولاً شامل بستری برای هماهنگی و مشارکت در پروژه‌های گروهی، کنترل دسترسی‌ها و مدیریت ایمیل‌های ارسالی و دریافتی می‌شود.

همچنین، در ایمیل سازمانی امکانات امنیتی بیشتری نیز وجود دارد، به طوری که از رمزنگاری اطلاعات و فیلترینگ اسپم استفاده می‌شود.

بنابراین، ایمیل سازمانی و ایمیل های عمومی از لحاظ مالکیت دامنه، کاربردها و امکانات مختلفی که در آنها وجود دارد، با یکدیگر تفاوت دارند.

3- ظاهر و قالب:

ایمیل سازمانی عموماً با یک قالب خاص طراحی شده است که با نام سازمان، لوگو و سایر جزئیات شناخته می‌شود.

در حالی که ایمیل های عمومی، به شکل‌های متنوعی طراحی شده‌اند و از قالب مشخصی پیروی نمی‌کنند.

4- اندازه و حجم:

ایمیل سازمانی معمولاً به اندازه بزرگتری نسبت به ایمیل های عمومی است و شامل حجم بیشتری از اطلاعات می‌باشد، به خصوص در صورتی که فایل‌های پیوست همراه با آن ارسال شوند.

5- محرمانگی و حریم شخصی:

در ایمیل سازمانی، ممکن است شرکت یا سازمان از حق کنترل و مشاهده ایمیل‌های کارمندان خود برای ایمنی و امنیت سازمانی استفاده کند.

در حالی که این امکان در ایمیل های عمومی وجود ندارد و حریم شخصی افراد را حفظ می‌کند.

6- مدیریت:

ایمیل سازمانی معمولاً توسط یک مدیر سیستم یا تیم پشتیبانی مدیریت می‌شود، در حالی که در ایمیل های عمومی، هیچ گونه مدیریت وجود ندارد و هر فرد مستقلانه ایمیل خود را مدیریت می‌کند.

7- هزینه:

ایمیل سازمانی ممکن است هزینه بیشتری را به دنبال داشته باشد، زیرا نیاز به ارائه خدمات پشتیبانی و امنیتی بیشتر دارد.

8- دسترسی به دیگر امکانات:

با استفاده از ایمیل سازمانی، کاربران به امکاناتی مانند تقویم‌های اشتراکی، برنامه‌های کنفرانس تلفنی و ابزارهای مشارکت در کار گروهی دسترسی دارند.

این امکانات در ایمیل عمومی ممکن است فراهم نباشد.

9- نیاز به پشتیبانی:

ایمیل سازمانی معمولاً نیاز به پشتیبانی فنی دارد تا اگر مشکلی در ارتباط با سرور ایمیل یا احراز هویت وجود داشته باشد، بتواند مشکل را برطرف کند.

در مقابل، در ایمیل عمومی، این نیاز به پشتیبانی به دلیل استفاده از سرویس‌های رایگان کمتر است.

به طور کلی، ایمیل سازمانی با امکانات بیشتر و امنیت بالاتری همراه است.

در عوض، ایمیل عمومی برای استفاده شخصی و ارتباطات غیرتجاری مناسب است و ممکن است هزینه کمتری داشته باشد.